Tieto­suoja­käytäntö

Päivitetty viimeksi 26. tammikuuta 2026

Tässä tieto­suojakäytännössä (käytäntö) kuvataan, mitä henkilötietoja VoiceTyper-palvelua ylläpitävä Eridis Inc. (”me”) kerää, miten käytämme näitä henkilötietoja ja mitä mahdollisuuksia sinulla on tarkastella, oikaista tai poistaa niitä.

1. Tietoa VoiceTyperistä

VoiceTyperiä ylläpitää Eridis Inc., jonka osoite on: 228 Park Ave S #64927 New York, New York 10003 United States

Yhteysosoite Yhdistyneessä kuningaskunnassa: 483 Green Lanes London N13 4BS United Kingdom. Rekisteröity Englannissa ja Walesissa (Companies House -rekisterinumero FC041284)

2. Miten VoiceTyper käsittelee tietoja

VoiceTyper käsittelee kahta erillistä tietoluokkaa. Näihin luokkiin sovelletaan erilaisia käsittelysääntöjä ja suojatoimia.

Sanelutiedot Toiminnalliset tiedot

Kun sanelutietoja käsitellään organisaation puolesta, pyynnöt on mahdollisesti osoitettava kyseiselle organisaatiolle, joka yleensä määrittää sanelutietojen käsittelyn tarkoitukset.

3. Määritelmät

Sanelutiedoilla tarkoitetaan VoiceTyper-palveluihin toimitettua saneluääntä ja siitä tuotettua sanelutekstiä.

Toiminnallisilla tiedoilla tarkoitetaan liiketoimintamme ja palvelujemme ylläpitämiseen käytettäviä tietoja, jotka eivät sisällä sanelutietoja. Tällaisia ovat esimerkiksi tilien hallinnointitiedot, laskutuksen hallinnoinnin metatiedot, tukiviestintä ja verkkosivuston analytiikka.

Palvelutiedoilla tarkoitetaan rajattuja teknisiä ja käyttötietoja, joita syntyy VoiceTyper-ohjelmiston käytön yhteydessä (esimerkiksi istunnon kesto ja ohjelmistoversio). Palvelutiedot ovat toiminnallisten tietojen alaryhmä, eivätkä ne sisällä sanelutietoja.

Tilin maalla tarkoitetaan tiliin liitettyä maata, joka perustuu ensisijaisesti asiakkaan antamiin tietoihin (myös tilin luomisen ja maksutapahtumien yhteydessä). Lisätietoja käytetään tietojen johdonmukaisuuden varmistamiseen ja reitityksen valvonnan tukemiseen. Jos tiedot puuttuvat tai ovat ristiriitaisia, noudatamme varovaista lähestymistapaa ja saatamme edellyttää vahvistusta tai asiakkaan toimenpiteitä tilin maan päivittämiseksi.

Yhdistyneen kuningaskunnan tilillä tarkoitetaan tiliä, jonka tilin maa on Yhdistynyt kuningaskunta.

ETA-tilillä tarkoitetaan tiliä, jonka tilin maa kuuluu Euroopan talousalueeseen.

Sveitsin tilillä tarkoitetaan tiliä, jonka tilin maa on Sveitsi.

Nämä tilityyppejä kuvaavat käsitteet koskevat tilien luokittelua ja reititystä, eivätkä ne välttämättä vastaa käyttäjän fyysistä sijaintia tiettynä ajankohtana.

4. Oikeudelliset roolit ja sallitut käyttö­tarkoitukset

VoiceTyper ylläpitää teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, joiden tarkoituksena on suojata henkilötietoja luvattomalta pääsyltä, luovuttamiselta, muuttamiselta tai menettämiseltä.

4.1 Sanelutiedot Sanelutietoja käsitellään ainoastaan sanelun ja puheentunnistuksen toteuttamiseksi sekä pyydetyn puheen tekstiksi muuntamisen suorittamiseksi. Sanelutietoja ei säilytetä eikä käytetä seurantaan, analytiikkaan, markkinointiin, mainontaan, mallien kouluttamiseen tai toissijaiseen tuotetutkimukseen. Tietoturva, väärinkäytösten ehkäisy ja tietoturvapoikkeamiin reagointi perustuvat toiminnallisiin tietoihin (mukaan lukien palvelutiedot) sekä infrastruktuurin telemetriatietoihin, jotka on suunniteltu niin, etteivät ne sisällä sanelutietoja. Saneluääntä tai sanelutekstiä ei käytetä tietoturvan seurantaan tai väärinkäytösten ehkäisyyn. Toiminnalliset tiedot ja infrastruktuurin telemetriatiedot eivät sisällä saneluääntä tai sanelutekstiä. Lokijärjestelmien arkkitehtuuri estää pyyntöjen runkojen ja puheentunnistuksen tietosisältöjen tallentamisen.

Organisaatiokäyttö Yhdistyneessä kuningaskunnassa, ETA-alueella ja Sveitsissä: Jos sanelutietoja käsitellään organisaation palvelujen käytön yhteydessä, kyseinen organisaatio määrittää sanelutietojen käsittelyn tarkoitukset ja toimii rekisterinpitäjänä. Yhdistyneessä kuningaskunnassa, ETA-alueella ja Sveitsissä VoiceTyper toimii henkilötietojen käsittelijänä kyseisen organisaation puolesta.

Suora yksityiskäyttö Yhdistyneessä kuningaskunnassa, ETA-alueella ja Sveitsissä: Jos käytät palveluja suoraan yksityishenkilönä etkä organisaation puolesta, VoiceTyper käsittelee sanelutietoja pyytämiesi palvelujen tarjoamiseksi. Yhdistyneessä kuningaskunnassa, ETA-alueella ja Sveitsissä VoiceTyper toimii tämän käsittelyn rekisterinpitäjänä.

Säilyttäminen: Saneluääni: ei säilytetä. Saneluteksti: ei säilytetä. Ei varmuuskopioita eikä palvelinpuolen historiaa.

4.2 Toiminnalliset tiedot (verkkosivusto ja liiketoiminta) VoiceTyper käsittelee toiminnallisia tietoja verkkosivustonsa ja liiketoimintansa ylläpitämiseksi. Näihin tietoihin kuuluvat tilien hallinnointi, laskutuksen hallinnoinnin metatiedot, tukiviestintä ja verkkosivuston analytiikka. VoiceTyper päättää, miten ja miksi toiminnallisia tietoja käsitellään. Toiminnallisia tietoja käsitellään ainoastaan tässä tieto­suojakäytännössä kuvattuihin tarkoituksiin. Jos olet Yhdistyneessä kuningaskunnassa, ETA-alueella tai Sveitsissä, VoiceTyper toimii toiminnallisten tietojen rekisterinpitäjänä.

5. Käsittelemämme henkilötiedot

5.1 Sanelutiedot Sanelutietoihin kuuluvat:

• saneluistunnon aikana toimitettu saneluääni; ja
• tästä äänestä tuotettu saneluteksti. Sanelutiedot voivat sisältää terveyteen liittyviä tai muita arkaluonteisia tietoja sen mukaan, mitä käyttäjä sanelee. Yhdistyneen kuningaskunnan tilien, ETA-tilien ja Sveitsin tilien sanelutiedot käsitellään tilapäisesti Yhdistyneessä kuningaskunnassa. Sanelutietoja ei siirretä edelleen Yhdistyneestä kuningaskunnasta, eikä VoiceTyper tallenna, säilytä tai varmuuskopioi niitä. Kun saneluteksti on palautettu, sanelutietoja säilytetään ainoastaan asiakkaan paikallisessa järjestelmässä tai ympäristössä. VoiceTyper ei tarjoa palvelinpuolen sanelutekstihistoriaa tai synkronointia. Sanelutietoja ei käytetä mainontaan, tiedonlouhintaan tai mallien kouluttamiseen. Huomaa, että useimmissa tapauksissa VoiceTyper ei voi tarjota palvelua sinulle, jos et anna pyydettyjä tietoja.

5.2 Palvelutiedot Yhdistyneen kuningaskunnan tilien osalta käsittelemme rajattuja palvelutietoja, jotka ovat välttämättömiä palvelun toiminnalle ja ylläpidolle, kuten:

• saneluistunnon kesto;
• julkinen IP-osoite;
• käyttöjärjestelmän versio; ja
• VoiceTyper-ohjelmiston versio. Palvelutiedot on suunniteltu niin, etteivät ne sisällä sanelutietoja. Lokit eivät sisällä saneluääntä, sanelutekstiä, tiedostonimiä, potilastunnisteita tai kliinisiä tietoja.

5.3 Tili- ja tukitiedot Jos luot tilin tai otat meihin yhteyttä, käsittelemme seuraavia tietoja:

• nimi, sähköpostiosoite ja organisaatio (jos annettu);
• tukiviestit, jotka päätät lähettää meille; ja
• tilisi hallinnoinnin edellyttämät hallinnolliset tiedot. Tukijärjestelmiä ei käytetä sanelutietojen tarkasteluun tai tallentamiseen.

5.4 Laskutuksen hallinnointitiedot Maksut käsittelee kolmannen osapuolen maksupalveluntarjoaja. VoiceTyper:

• ei vastaanota tai säilytä maksukortin täydellisiä tietoja; ja
• säilyttää ainoastaan rajattuja laskutuksen metatietoja (kuten asiakastunnisteen, laskutunnisteet, tilaustyypin, summat ja päivämäärät) kirjanpitoa ja asiakastukea varten.

5.5 Verkkosivuston tiedot Kun käyt verkkosivustollamme, saatamme käsitellä seuraavia tietoja:

• IP-osoite;
• selaimen tyyppi ja versio sekä laitetiedot;
• katsotut sivut ja vuorovaikutustapahtumat; ja
• evästetunnisteet ja analytiikkatapahtumat.

6. Käsittelyn tarkoitukset

VoiceTyper käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• sanelu- ja puheentunnistuspalvelujen tarjoaminen;
• VoiceTyper-palvelun toiminta ja ylläpito;
• tilien ja tilausten hallinnointi;
• asiakastuen tarjoaminen;
• laskutuksen ja kirjanpidon hoitaminen; ja
• verkkosivustomme ylläpito ja kehittäminen.

6.1 Oikeusperusteet Kun VoiceTyper toimii henkilötietojen rekisterinpitäjänä (mukaan lukien toiminnalliset tiedot ja suorassa yksityiskäytössä sanelutiedot), käsittely perustuu seuraaviin sovellettavan tieto­suojalainsäädännön mukaisiin oikeusperusteisiin:

Sopimus (sopimuksen täyttäminen): pyytämiesi palvelujen tarjoaminen, mukaan lukien sanelu ja puheentunnistus suorassa yksityiskäytössä, tilien hallinnointi, tilausten hallinta ja asiakastuki.

Lakisääteinen velvoite: sovellettavien lakisääteisten vaatimusten noudattaminen, mukaan lukien kirjanpito-, vero- ja asiakirjojen säilyttämisvelvoitteet.

Oikeutetut edut: palvelujen toiminta, ylläpito ja suojaaminen; petosten, väärinkäytösten ja luvattoman pääsyn ehkäisy; palvelun luotettavuuden ja suorituskyvyn varmistaminen (mukaan lukien vianmääritys ja diagnostiikka palvelutietojen avulla); sekä liiketoiminnan hallinta. Kun tukeudumme oikeutettuihin etuihin, punnitsemme niitä suhteessa yksilöiden oikeuksiin ja vapauksiin.

Suostumus: kun laki sitä edellyttää, esimerkiksi muiden kuin välttämättömien evästeiden ja vastaavien tekniikoiden osalta (katso kohta 12). Kun käsittely perustuu suostumukseen, sen voi peruuttaa milloin tahansa asianmukaisen toiminnon kautta tai ottamalla meihin yhteyttä.

Kun VoiceTyper käsittelee sanelutietoja organisaation puolesta (kohdassa 4.1 kuvatulla tavalla), VoiceTyper toimii henkilötietojen käsittelijänä ja käsittelee sanelutietoja ainoastaan kyseisen organisaation dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Organisaatio vastaa rekisterinpitäjänä käsittelyn oikeusperusteen määrittämisestä.

Kun tukeudumme oikeutettuihin etuihin, Yhdistyneessä kuningaskunnassa, ETA-alueella ja Sveitsissä olevilla henkilöillä on oikeus vastustaa käsittelyä sovellettavan lain mukaisesti ottamalla yhteyttä osoitteeseen privacy@voicetyper.com.

7. Käsittely­paikat ja tietojen siirrot

Yhdistyneen kuningaskunnan tilien, ETA-tilien ja Sveitsin tilien sanelutiedot käsitellään Yhdistyneessä kuningaskunnassa. ETA-alueella tai Sveitsissä olevien henkilöiden osalta tähän käsittelyyn liittyvät siirrot Yhdistyneeseen kuningaskuntaan perustuvat sovellettaviin päätöksiin Yhdistyneen kuningaskunnan tieto­suojan riittävyydestä. Jos riittävyyspäätökseen perustuva mekanismi ei sovellu, VoiceTyper ottaa käyttöön sovellettavan lain mukaiset asianmukaiset suojatoimet (kuten vakiosopimuslausekkeet).

Jos sinulla on kysymyksiä tai tarvitset lisätietoja VoiceTyperin henkilötietojesi suojaamiseksi toteuttamista suojatoimista, ota meihin yhteyttä osoitteeseen privacy@voicetyper.com.

Toiminnallisia tietoja (mukaan lukien palvelutiedot, laskutuksen hallinnoinnin metatiedot, verkkosivuston analytiikka ja tukiviestintä) voidaan siirtää ja tallentaa maihin, joissa VoiceTyper ja sen palvelun­tarjoajat toimivat, ja niihin voidaan päästä käsiksi näistä maista.

Toiminnallisten tietojen siirrot ETA-alueelta, Sveitsistä ja Yhdistyneestä kuningaskunnasta suojataan sovellettavan tieto­suojalainsäädännön mukaisin asianmukaisin suojatoimin. Näihin kuuluvat soveltuvin osin EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tieto­suojakehys (EU-U.S. Data Privacy Framework), sen Yhdistynyttä kuningaskuntaa koskeva laajennus (UK Extension to the EU-U.S. Data Privacy Framework) ja/tai Sveitsin ja Yhdysvaltojen välinen tieto­suojakehys (Swiss-U.S. Data Privacy Framework). Jos sertifiointiin perustuvia mekanismeja ei sovelleta tai sertifioinnit raukeavat tai muuten menettävät pätevyytensä, VoiceTyper käyttää vakiosopimuslausekkeita ja sovellettavia Yhdistyneen kuningaskunnan lisäehtoja sekä toteuttaa tarvittavat täydentävät toimenpiteet.

8. Kolmannen osapuolen palvelun­tarjoajat ja tietojen luovutukset

8.1 Palvelun­tarjoajat Käytämme kolmansia osapuolia palvelujen tarjoamiseen ja suojaamiseen (palvelun­tarjoajat). Palvelun­tarjoajat voivat käsitellä toiminnallisia tietoja puolestamme esimerkiksi infrastruktuuri- ja hosting-palveluissa, tietoturvassa ja valvonnassa, asiakastuessa ja viestinnässä, maksujen käsittelyssä ja laskutuksen tuessa sekä verkkosivuston analytiikassa, jos sitä käytetään, kohdan 12 mukaisesti (mukaan lukien suostumus silloin, kun sitä edellytetään). Palvelun­tarjoajat saavat käyttää toiminnallisia tietoja ja päästä niihin käsiksi vain siinä määrin kuin se on tarpeen meille tuotettavien palvelujen suorittamiseksi sekä ohjeidemme ja tämän käytännön mukaisesti. Edellytämme asianmukaisia suojatoimia emmekä salli palveluntarjoajien myydä henkilötietoja tai käyttää niitä omaan markkinointiinsa. Emme myy henkilötietoja. Sanelutiedot eivät kuulu toiminnallisiin tietoihin, eikä niitä luovuteta palveluntarjoajille muutoin kuin siltä osin kuin se on välttämätöntä puheen tekstiksi muuntamisen toteuttamiseksi. Ajantasaisen luettelon palveluntarjoajista, jotka voivat käsitellä toiminnallisia tietoja, saa pyynnöstä osoitteesta privacy@voicetyper.com.

8.2 Muut luovutukset Voimme luovuttaa toiminnallisia tietoja:

• lain tai oikeudellisen menettelyn noudattamiseksi;
• VoiceTyperin, käyttäjiemme ja muiden tahojen oikeuksien sekä turvallisuuden ja tietoturvan suojaamiseksi (mukaan lukien petosten, väärinkäytösten ja tietoturvapoikkeamien ehkäisy tai käsittely);
• suostumuksellasi tai ohjeestasi (esimerkiksi jos valtuutat integraation tai pyydät meitä jakamaan tietoja kolmannen osapuolen kanssa); ja
• sulautumisen, yrityskaupan, uudelleenjärjestelyn, rahoitusjärjestelyn tai omaisuuden myynnin yhteydessä asianmukaisin suojatoimin ja tämän käytännön mukaisesti. Toiminnallisiin tietoihin pääsyä kansainvälisesti käsitellään kohdassa 7.

9. Tietojen säilyttäminen

Toiminnallisia tietoja säilytetään vain niin kauan kuin tilin ylläpito, asiakastuki ja lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen edellyttävät. Tilit poistetaan 30 päivän kuluessa sulkemisesta tai poistopyynnöstä, lukuun ottamatta rajattuja lakisääteisiä säilyttämisvaatimuksia (esimerkiksi kirjanpitoaineisto). Sanelutietoja ei säilytetä.

10. Tietoturva

VoiceTyper ylläpitää teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, joiden tarkoituksena on suojata henkilötietoja luvattomalta pääsyltä, luovuttamiselta, muuttamiselta tai menettämiseltä.

11. Oikeudet ja pyynnöt

Yksilöillä voi olla sovellettavan tieto­suojalainsäädännön mukaisia oikeuksia. Näihin voivat lainkäyttöalueesta riippuen kuulua oikeus saada pääsy tietoihin, oikaista tai poistaa tietoja, rajoittaa käsittelyä, vastustaa käsittelyä ja siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. ETA-alueella, Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja Sveitsissä sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Jos olet Yhdistyneessä kuningaskunnassa, sinulla on oikeus tehdä valitus Information Commissioner's Office -viranomaiselle (ICO). Pyynnöt voi lähettää osoitteeseen privacy@voicetyper.com. Kun sanelutietoja käsitellään organisaation puolesta, pyynnöt on mahdollisesti osoitettava kyseiselle organisaatiolle.

12. Evästeet

VoiceTyper voi käyttää verkkosivustollaan evästeitä ja vastaavia tekniikoita. Evästeasetuksia voi hallita selaimen asetuksissa ja käytettävissä olevilla kieltäytymistoiminnoilla.

13. Liiketoiminnan siirrot

Jos Eridis Inc. on osallisena sulautumisessa, yrityskaupassa, uudelleenjärjestelyssä, rahoitusjärjestelyssä tai omaisuuden myynnissä, henkilötietoja voidaan siirtää kyseisen järjestelyn osana asianmukaisin suojatoimin.

14. Tämän käytännön muutokset

VoiceTyper voi päivittää tätä tieto­suoja­käytäntöä aika ajoin. Viimeisimmän päivityksen päivämäärä muutetaan vastaavasti.

15. Yhteystiedot

Tieto­suojaa koskevissa kysymyksissä ja pyynnöissä ota yhteyttä osoitteeseen privacy@voicetyper.com tai johonkin tukisivullamme ilmoitettuun yhteyden­ottokanavaan: https://www.voicetyper.com/support

‍