Privacybeleid

Laatst bijgewerkt op 26 januari 2026

Dit Privacybeleid (het Beleid) beschrijft welke persoonsgegevens Eridis Inc., de exploitant van de VoiceTyper-dienst (‘wij’, ‘ons’ of ‘onze’), verzamelt, hoe wij die persoonsgegevens gebruiken en welke mogelijkheden u hebt om die persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen.

1. Over VoiceTyper

VoiceTyper wordt geëxploiteerd door Eridis Inc., met als adres: 228 Park Ave S #64927 New York, New York 10003 United States

Contactadres in het VK: 483 Green Lanes London N13 4BS United Kingdom. Ingeschreven in Engeland en Wales (Companies House-nr. FC041284)

2. Hoe VoiceTyper gegevens verwerkt

VoiceTyper verwerkt twee afzonderlijke categorieën gegevens. Voor deze categorieën gelden verschillende verwerkingsregels en waarborgen.

Dicteergegevens Operationele gegevens

Voor Dicteergegevens die namens een organisatie worden verwerkt, moeten verzoeken mogelijk aan die organisatie worden gericht. Doorgaans bepaalt die organisatie de doeleinden waarvoor Dicteergegevens worden verwerkt.

3. Definities

Dicteergegevens zijn gedicteerde audio die bij de VoiceTyper-diensten wordt aangeleverd en de transcriptieresultaten die uit die audio worden gegenereerd.

Operationele gegevens zijn gegevens die worden gebruikt voor onze bedrijfsvoering en dienstverlening en die geen Dicteergegevens bevatten, zoals gegevens voor accountbeheer, metadata voor de facturatieadministratie, communicatie met de ondersteuning en websiteanalyses.

Dienstgegevens zijn beperkte technische gegevens en gebruiksgegevens die worden gegenereerd bij het gebruik van de VoiceTyper-software (bijvoorbeeld sessieduur en softwareversie). Dienstgegevens vormen een onderdeel van Operationele gegevens en bevatten geen Dicteergegevens.

Accountland is het land dat aan een account is gekoppeld, voornamelijk op basis van door de klant verstrekte informatie (onder meer bij het aanmaken van het account en bij transacties). Aanvullende signalen worden gebruikt om te controleren of de informatie overeenkomt en om routeringsregels te helpen handhaven. Wanneer informatie ontbreekt of tegenstrijdig is, hanteren wij een voorzichtige benadering en kunnen wij een bevestiging of een handeling van de klant vereisen om het Accountland bij te werken.

Een VK-account is een account waarvan het Accountland het Verenigd Koninkrijk is.

Een EER-account is een account waarvan het Accountland in de Europese Economische Ruimte ligt.

Een Zwitserland-account is een account waarvan het Accountland Zwitserland is.

Deze termen voor accounttypen beschrijven de indeling en routering van accounts en geven niet noodzakelijk weer waar een gebruiker zich op een bepaald moment fysiek bevindt.

4. Juridische rollen en toegestaan gebruik

VoiceTyper onderhoudt technische en organisatorische maatregelen die zijn ontworpen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verstrekking, wijziging of verlies.

4.1 Dicteergegevens Dicteergegevens worden uitsluitend verwerkt om dicteren en transcriberen mogelijk te maken en de gevraagde transcriptietransactie te voltooien. Dicteergegevens worden niet bewaard en worden niet gebruikt voor monitoring, analyses, marketing, reclame, modeltraining of secundair productonderzoek. Beveiliging, misbruikpreventie en incidentafhandeling zijn gebaseerd op Operationele gegevens (waaronder Dienstgegevens) en infrastructuurtelemetrie die zo is ontworpen dat Dicteergegevens worden uitgesloten. Gedicteerde audio en transcriptietekst worden niet gebruikt voor beveiligingsmonitoring of misbruikpreventie. Operationele gegevens en infrastructuurtelemetrie bevatten geen gedicteerde audio of transcriptietekst. De architectuur van logsystemen is zo begrensd dat de inhoud van verzoeken en transcriptiegegevens niet worden vastgelegd.

Gebruik door organisaties in het VK/de EER/Zwitserland: als Dicteergegevens worden verwerkt in verband met het gebruik van de Diensten door een organisatie, bepaalt die organisatie de doeleinden van de verwerking van Dicteergegevens en is zij de verwerkingsverantwoordelijke. In het VK/de EER/Zwitserland treedt VoiceTyper namens die organisatie op als verwerker.

Rechtstreeks individueel gebruik in het VK/de EER/Zwitserland: als u de Diensten rechtstreeks als particulier gebruikt en niet namens een organisatie, verwerkt VoiceTyper Dicteergegevens om de door u gevraagde Diensten te leveren. In het VK/de EER/Zwitserland is VoiceTyper voor die verwerking de verwerkingsverantwoordelijke.

Bewaring: Gedicteerde audio: wordt niet bewaard. Transcriptieresultaten: worden niet bewaard. Geen back-ups en geen geschiedenis op de server.

4.2 Operationele gegevens (website en bedrijfsvoering) VoiceTyper verwerkt Operationele gegevens voor het beheren van zijn website en het voeren van zijn bedrijf, waaronder accountbeheer, metadata voor de facturatieadministratie, communicatie met de ondersteuning en websiteanalyses. VoiceTyper bepaalt hoe en waarom Operationele gegevens worden verwerkt. Operationele gegevens worden uitsluitend verwerkt voor de in dit Privacybeleid beschreven doeleinden. Als u zich in het VK/de EER/Zwitserland bevindt, is VoiceTyper de verwerkingsverantwoordelijke voor Operationele gegevens.

5. Persoonsgegevens die wij verwerken

5.1 Dicteergegevens Dicteergegevens omvatten:

gedicteerde audio die tijdens een dicteersessie wordt aangeleverd; en
transcriptietekst die uit die audio wordt gegenereerd. Dicteergegevens kunnen gezondheidsgerelateerde of andere gevoelige informatie bevatten, afhankelijk van wat de gebruiker dicteert. Voor VK-accounts, EER-accounts en Zwitserland-accounts worden Dicteergegevens kortstondig verwerkt binnen het Verenigd Koninkrijk. Dicteergegevens worden niet vanuit het VK verder doorgegeven en worden door VoiceTyper niet opgeslagen, bewaard of in back-ups opgenomen. Zodra het transcriptieresultaat is teruggestuurd, worden Dicteergegevens uitsluitend opgeslagen op het lokale systeem of in de omgeving van de klant. VoiceTyper biedt geen transcriptiegeschiedenis of synchronisatie op de server. Dicteergegevens worden niet gebruikt voor reclame, datamining of modeltraining. Houd er rekening mee dat VoiceTyper de dienst in de meeste gevallen niet aan u kan leveren als u de gevraagde informatie niet verstrekt.

5.2 Dienstgegevens Voor VK-accounts verwerken wij beperkte Dienstgegevens die nodig zijn om de dienst te laten werken en te onderhouden, zoals:

duur van de dicteersessie;
openbaar IP-adres;
versie van het besturingssysteem; en
versie van de VoiceTyper-software. Dienstgegevens zijn zo ontworpen dat Dicteergegevens worden uitgesloten. Logbestanden bevatten geen gedicteerde audio, transcriptietekst, bestandsnamen, patiëntidentificatoren of klinische gegevens.

5.3 Account- en ondersteuningsgegevens Als u een account aanmaakt of contact met ons opneemt, verwerken wij:

naam, e-⁠mailadres en organisatie (indien verstrekt);
berichten die u zelf aan onze ondersteuning stuurt; en
administratieve gegevens die nodig zijn om uw account te beheren. Ondersteuningssystemen worden niet gebruikt om Dicteergegevens te raadplegen of op te slaan.

5.4 Gegevens voor de facturatieadministratie Betalingen worden verwerkt door een externe betalingsverwerker. VoiceTyper:

ontvangt of bewaart geen volledige betaalkaartgegevens; en
bewaart uitsluitend beperkte facturatiemetadata (zoals een klantidentificator, factuuridentificatoren, abonnement, bedragen en datums) voor de boekhouding en ondersteuning.

5.5 Websitegegevens Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

IP-adres;
browsertype en -versie en apparaatgegevens;
bekeken pagina's en interacties; en
cookie-identificatoren en gebeurtenissen voor analyses.

6. Verwerkingsdoeleinden

VoiceTyper verwerkt persoonsgegevens om:

dicteer- en transcriptiediensten te leveren;
de VoiceTyper-dienst te laten werken en te onderhouden;
accounts en abonnementen te beheren;
klantenondersteuning te bieden;
de facturering en boekhouding uit te voeren; en
onze website te beheren en te verbeteren.

6.1 Rechtsgronden Wanneer VoiceTyper optreedt als verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens (waaronder Operationele gegevens en, bij rechtstreeks individueel gebruik, Dicteergegevens), vindt de verwerking plaats op basis van de volgende rechtsgronden onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming:

Overeenkomst (uitvoering van een overeenkomst): om de door u gevraagde Diensten te leveren, waaronder dicteren en transcriberen voor rechtstreeks individueel gebruik, accountbeheer, abonnementsbeheer en klantenondersteuning.

Wettelijke verplichting: om te voldoen aan toepasselijke wettelijke vereisten, waaronder boekhoudkundige, fiscale en bewaarplichten.

Gerechtvaardigde belangen: om de Diensten te laten werken, te onderhouden en te beveiligen; fraude, misbruik en onbevoegde toegang te voorkomen; de betrouwbaarheid en prestaties van de dienst te waarborgen (waaronder probleemoplossing en diagnostiek met behulp van Dienstgegevens); en de bedrijfsvoering te beheren. Wanneer wij ons beroepen op gerechtvaardigde belangen, wegen wij die belangen af tegen de rechten en vrijheden van personen.

Toestemming: wanneer de wet dit vereist, bijvoorbeeld voor niet-essentiële cookies en vergelijkbare technologieën (zie artikel 12). Wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd, kan die toestemming op elk moment worden ingetrokken via de daarvoor bestemde mogelijkheid of door contact met ons op te nemen.

Wanneer VoiceTyper Dicteergegevens namens een organisatie verwerkt (zoals beschreven in artikel 4.1), treedt VoiceTyper op als verwerker en verwerkt het Dicteergegevens uitsluitend op basis van de gedocumenteerde instructies van die organisatie. De organisatie is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor het bepalen van de rechtsgrond voor die verwerking.

Wanneer wij ons beroepen op gerechtvaardigde belangen, hebben personen in het VK, de EER en Zwitserland het recht om overeenkomstig de toepasselijke wetgeving bezwaar te maken door contact op te nemen via privacy@voicetyper.com.

7. Verwerkingslocaties en doorgifte van gegevens

Dicteergegevens van VK-accounts, EER-accounts en Zwitserland-accounts worden in het Verenigd Koninkrijk verwerkt. Voor personen in de EER of Zwitserland is de doorgifte naar het VK voor die verwerking gebaseerd op toepasselijke adequaatheidsbesluiten voor het VK. Als een op adequaatheid gebaseerd mechanisme niet van toepassing is, zal VoiceTyper passende waarborgen invoeren overeenkomstig de toepasselijke wetgeving (zoals standaardcontractbepalingen).

Hebt u vragen over de waarborgen die VoiceTyper heeft ingevoerd om uw persoonsgegevens te beschermen of wilt u daar meer informatie over? Neem dan contact met ons op via privacy@voicetyper.com.

Operationele gegevens (waaronder Dienstgegevens, metadata voor de facturatieadministratie, websiteanalyses en communicatie met de ondersteuning) kunnen worden doorgegeven aan, opgeslagen in en geraadpleegd vanuit landen waar VoiceTyper en zijn dienstverleners actief zijn.

Doorgiften van Operationele gegevens vanuit de EER, Zwitserland en het VK worden beschermd door passende waarborgen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Deze omvatten, waar van toepassing, een beroep op het EU-U.S. Data Privacy Framework, de UK Extension to the EU-U.S. Data Privacy Framework en/of het Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Wanneer op certificering gebaseerde mechanismen niet van toepassing zijn, of als dergelijke certificeringen verlopen of anderszins ongeldig worden verklaard, gebruikt VoiceTyper standaardcontractbepalingen en toepasselijke Britse addenda en past het waar nodig aanvullende maatregelen toe.

8. Externe dienstverleners en verstrekking van gegevens

8.1 Dienstverleners Wij schakelen derden in om ons te helpen de Diensten te leveren en te beveiligen (Dienstverleners). Dienstverleners kunnen namens ons Operationele gegevens verwerken voor activiteiten zoals infrastructuur en hosting, beveiliging en monitoring, klantenondersteuning en communicatie, betalingsverwerking en ondersteuning bij facturering, en (indien gebruikt) websiteanalyses met inachtneming van artikel 12 (inclusief toestemming waar vereist). Dienstverleners mogen Operationele gegevens uitsluitend raadplegen en gebruiken voor zover dat nodig is om diensten voor ons uit te voeren en in overeenstemming met onze instructies en dit Beleid. Wij vereisen passende waarborgen en staan Dienstverleners niet toe persoonsgegevens te verkopen of voor hun eigen marketing te gebruiken. Wij verkopen geen persoonsgegevens. Dicteergegevens vallen buiten Operationele gegevens en worden niet aan Dienstverleners verstrekt, behalve voor zover dat nodig is om de transcriptietransactie uit te voeren. Een actuele lijst van Dienstverleners die Operationele gegevens kunnen verwerken, is op verzoek verkrijgbaar via privacy@voicetyper.com.

8.2 Overige verstrekkingen Wij kunnen Operationele gegevens verstrekken:

om te voldoen aan de wet of aan een gerechtelijke procedure;
om de rechten, veiligheid en beveiliging van VoiceTyper, onze gebruikers en anderen te beschermen (onder meer om fraude, misbruik en beveiligingsincidenten te voorkomen of aan te pakken);
met uw toestemming of op uw instructie (bijvoorbeeld als u een integratie toestaat of ons vraagt informatie met een derde te delen); en
in verband met een fusie, overname, reorganisatie, financiering of verkoop van activa, met inachtneming van passende beschermingsmaatregelen en in overeenstemming met dit Beleid. Internationale toegang tot Operationele gegevens wordt behandeld in artikel 7.

9. Bewaring van gegevens

Operationele gegevens worden uitsluitend bewaard zolang dat nodig is voor het beheer van accounts, ondersteuning en naleving van wettelijke verplichtingen. Accounts worden verwijderd binnen 30 dagen na sluiting of een verzoek tot verwijdering, behoudens beperkte wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld voor boekhoudkundige gegevens). Dicteergegevens worden niet bewaard.

10. Beveiliging

VoiceTyper onderhoudt technische en organisatorische maatregelen die zijn ontworpen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, verstrekking, wijziging of verlies.

11. Rechten en verzoeken

Personen kunnen rechten hebben op grond van de toepasselijke privacywetgeving. Afhankelijk van het rechtsgebied kunnen deze het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid omvatten. In de EER, het VK en Zwitserland hebt u ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. Als u zich in het VK bevindt, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij het Information Commissioner's Office (ICO). Verzoeken kunnen worden gestuurd naar privacy@voicetyper.com. Voor Dicteergegevens die namens een organisatie worden verwerkt, moeten verzoeken mogelijk aan die organisatie worden gericht.

12. Cookies

VoiceTyper kan cookies en vergelijkbare technologieën op zijn website gebruiken. Cookievoorkeuren kunnen worden beheerd via de browserinstellingen en beschikbare afmeldmogelijkheden.

13. Bedrijfsoverdrachten

Als Eridis Inc. betrokken is bij een fusie, overname, reorganisatie, financiering of verkoop van activa, kunnen persoonsgegevens als onderdeel van die transactie worden overgedragen, met inachtneming van passende beschermingsmaatregelen.

14. Wijzigingen in dit beleid

VoiceTyper kan dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. De datum bij ‘Laatst bijgewerkt’ wordt dan aangepast.

15. Contact

Neem voor vragen of verzoeken over privacy contact op via privacy@voicetyper.com of bereik ons via een van de beschikbare contactkanalen op onze ondersteuningspagina: https://www.voicetyper.com/support

‍